Предприятия и организации должны правильно утилизировать документы, которые не подлежат хранению. Прежде чем это сделать, необходимо провести экспертную оценку их ценности. Когда документы уничтожены, выдается акт об их утилизации.
Избавляться от документации требуется всем организациям, независимо от формы собственности и направления деятельности. Во время работы постоянно накапливаются материалы (отчеты, договора и др.), которые некоторое время должны храниться в архиве. Однако, когда срок истекает, их придется утилизировать.
Документация разделяется на несколько категорий. Есть те, которые используются только один раз, а есть и те, надобность в которых сохраняется длительное время. Также есть третий тип материалов – документы, несущие научную или практическую ценность. Последний категория не подлежит уничтожению. Однако на нее приходится не более 10% от всего объема документов.
Утилизация необходима, как минимум для того, чтобы освободить место для хранения новых документов, которые еще актуальны для организации. Однако, при уничтожении бумаг необходимо соблюдать определенные правила, поскольку не все они подлежат утилизации.
Процесс уничтожения документов
Документы на бумажных и электронных носителях уничтожаются по определенному порядку. Это касается всех категорий бумаг, например, бухгалтерской отчетности.
Первое и самое важное, что предстоит сделать – проведение экспертизы ценности бумаг. То есть, прежде чем безвозвратно уничтожить каждый конкретный материал, он проверяется, имеет ли он какую-то ценность или нет.
Для этого предусмотрен определенный алгоритм и порядок действий, который помогает определить ценность разного рода бумаг, а также срок их хранения. Временные рамки устанавливаются исходя из типовой и ведомственной документации. При этом уменьшать срок хранения нельзя, а вот увеличивать – можно.
Если установлено, что материалы хранятся уже дольше положенного и при этом не представляют никакой ценности, составляется акт. Это новый документ, который подтверждает изъятие и утилизацию бумаг.
Уничтожению подлежат материалы, срок хранения которых истек. Однако всегда нужно придерживаться установленных законодательством правил. Если же уничтожить бухгалтерскую документацию, сохранившую ценность, это грозит штрафом. А к работе с секретной документацией предъявляются особые требования.
Следующие архивные документы подлежат утилизации:
- Бухгалтерская отчетность;
- Бумаги из отдела кадров;
- Другие архивные материалы.
Акт об утилизации документов
Когда документы прошли экспертизу ценности, составляется специальный акт. Делается это перед тем, как будет проведена непосредственная утилизация. Этот документ и является основанием для изъятия материалов из архива. После чего бумаги передаются на утилизацию. Чтобы уничтожить документы, используется промышленный шредер. Когда бумаги прекратили существование, в акт вносится об этом пометка.
