Даже в малой организации архив бухгалтерии занимает не один стеллаж. Чтобы не нарушить закон, нужно знать правила уничтожения первичной документации. Сразу стоит пояснить, что лучше сдавать бумагу на вторичное сырье. Это нужно делать через компанию приема вторичного сырья.
Какие документы разрешено ликвидировать?
До того, как отправлять документы в шредер, нужно убедиться в том, что компания не будет оштрафована налоговой службой. Ликвидации подлежат акты, срок хранения которых истек по ФЗ "О бухучете", приказу Росархива №236. По закону прописываются следующие правила:
- Хранение первичной документации осуществляется в течение 5 лет. Срок хранения с 1 января после 1 года, когда они составляли основу бухгалтерской отчетности.
- Учетный регистр с отчетностью, иной документацией организации, ведения бухгалтерского учета, остается в компании на 5 лет.
- Для учета налогов хранить документы нужно 4 года.
- При участии компании в судебном споре, претензии со стороны контрагентов, накладную с актами трогать нельзя, пока разногласия не будут разрешены. Исковая давность составляет 3 года.
За отсутствие первичной документации, то есть преждевременной ликвидации, нарушители получают административный штраф - от 5000 до 10000 рублей, для юридического лица - от 10000 рублей. До того, как уничтожить документы, необходимо посмотреть информацию на бумажных носителях, исследовать срок хранения, убедиться в отсутствии ценности документов.
Этапы утилизации
Есть ряд определенных правил документального уничтожения. До процедуры ликвидации весь перечень бумаг подвергается экспертизе, она включает в себя разные этапы. Порядок уничтожения выглядит следующим образом:
- Определение документальной ценности. В рамках действующего постановления, собирается комиссия, подписывается договор хранения. В составе находится перечень квалифицированных специалистов из всех организованных структур. Выбирается председатель.
- Выделение перечня документов для уничтожения. Форм с бланком подбирается в произвольном порядке.
- Составление акта об уничтожении бумаг.
- Упорядочивание документального списка.
- Физическое документальное уничтожение.
Ликвидация секретных документов осуществляется в специальных государственных отделах.
Процесс документального уничтожения
Уничтожение документов осуществляется сжиганием, измельчением. Последний момент - только при условии невозможности восстановления документов. Нельзя помещать бумаги на ближайшую свалку, применять их как черновики.
Для документального уничтожения необходимо привлекать специальную организацию. Зачастую компания предлагает процедуру измельчения. По желанию заказчика уничтожение проходит на видео. После проведения измельчения, изрезанные листы представляют собой ценное вторичное сырье. Бумажные отходы нужно сдавать в переработку макулатуры. Из подобного материала получаются различные яичные лотки, беленая офисная бумага и прочее.
