Почему нужно утилизировать документы?
Любой компании приходится вести комплекс бухгалтерских, кадровых и прочих документов, накапливающихся в большом количестве. По истечении определенного времени они уничтожаются. Есть определенная утилизационная процедура, которая должна быть юридически оформлена. Своевременное уничтожение документов - не только возможность освобождения современных материалов, но и ликвидация нежелательной информационной утечки сведений.
Как проводится?
Уничтожение документов в организации требует много времени и усилий. При неверном проведении мероприятия есть риск образования проблем с пожарной службой. Самый надежный вариант - обращение в организацию, где утилизация документов - одна из основных услуг. Процедура проводится по законодательным нормам с гарантией соблюдения конфиденциальности.
Уничтожение материалов осуществляется по трем основным правилам:
- составлении юридического акта;
- полноценное документальное уничтожение, исключающее вероятность восстановления информации;
- допуск уничтожения бумаг, прошедших через экспертизу и имеющих истекший срок сохранения.
За утилизационным процессом наблюдает организационный представитель. До ликвидации оценивается ценность бумаг. К удалению из базы подлежат только устаревшие бумаги. На основе составления списка формируется акт. Вывоз бумаг и последующая ликвидация оговаривается с заказчиком. Материалы отбираются и сортируются. После выполнения процедуры заказчик получает соответствующий акт.
Способы утилизации
Весь документальный, деловой перечень организации делится на вды по ценности, секретности и конфиденциальности. Хранится он в архиве, особенно секретный набор дел. Весь документальный перечень обладает определенным сроком хранения. Информационные носители бывают бумажными и электронными. Уничтожение их осуществляется четырьмя способами:
- Термическим. Комплекс материалов сжигается, для этой цели применяется котел.
- Механическим. Документальное уничтожение проводится шредером. После бумажной обработки акты размельчаются на полосы. Остатки могут быть отправлены на переработку.
- Химическим. Для процедуры подключаются реагенты. Вещества превращают бумаги в однородную бумажную смесь. Процесс необратим и надежен. Однако предварительно отходы измельчаются в шредерах.
- Физическим закапыванием. Недорогой вариант с предварительным использованием размельчителей.
Обслуживающая компания строго следует законодательным нормам и предлагает за работу низкую цену. Стоимость ликвидации бумаг зависит от рабочего объема, документальной секретности, утилизационного варианта и присутствия заказчика во время работы. Сотрудники берут на себя документальную экспертизу, знают, как и сколько хранить определенные приказы, указы, другие бланки. Соблюдают сроки работы. Уничтожение документов проводится с полной безопасностью и юридическим подтверждением работы.
Также вас может заинтересовать:
Где принимают отходы стрейч-пленки?Как встретить Новый год экологично