Если деятельность компании сопряжена с большим документооборотом, то вопросу хранения архива уделяется особое внимание. Просто выбрасывать документы не допускается, необходимо проводить процедуру уничтожения с привлечением экспертной комиссии.
Процесс подготовки уничтожения архива
Физическим лицам разрешается избавляться от договоров, квитанций, чеков и прочих документов в любое время и удобным для себя способом. Акционерные общества, ООО, кредитные кооперативы, государственные и муниципальные унитарные предприятия, страховщики при невыполнении требований законодательства о хранении документов и информации, согласно КоАП РФ Статья 13.25 наказываются административным штрафом.
Чаще всего организация получает штраф во время проверки контролирующего органа. Если предприятие не может представить какой-либо документ, сославшись на его утерю или уничтожение, это считается нарушением, за которое на должностные и юридические лица накладываются штрафы.
Срок хранения для разных документов налогового, бухгалтерского учета, исчисления страховых взносов и иных направлений может отличаться. Экспертная комиссия (ЭК) собирается в каждой организации, решившей создать свой архив. В нее входят должностные лица из разных отделов, чтобы во время коллегиального совещания в каждой сфере деятельности организации был свой эксперт. Чаще всего в комиссию входит главный бухгалтер, начальник юридического отдела, генеральный директор или топ-менеджер и др. Именно экспертная комиссия должна:
- определить срок истечения хранения документов, выделить те, которые всегда должны находиться на предприятии;
- уточнить, есть ли смысл продолжать хранить определенные материалы, иными словами провести экспертизу ценности;
- отразить свое решение в протоколе заседания ЭК;
- составить акт на уничтожение архива.
Важно! Избавляться можно от бумаг с истекшим сроком хранения, которые не представляют научной, исторической ценности, а также не нужны для дальнейшей работы предприятия.
Все дела, которые решением ЭК подлежат утилизации, собираются в коробки, а комиссия делает опись и подписывает акт об уничтожении. В акте не требуется прописывать отдельно каждое дело. Нужно указать количество дел и их срок завершения.
Если на этапе подготовки в делах будут найдены документы, у которых срок хранения еще не истек, эти документы изымаются при наблюдении членов комиссии и оформляются для дальнейшего хранения в организации. В акт уничтожения могут включаться только те документы, сроки хранения которых истекли на 1 января года оформления акта.
Правила по уничтожению документации
Если ЭК определила все материалы, которые подлежат утилизации, а руководитель организации проверил и подписал акт, следующим шагом станет выбор специализированной компании. Просто выбросить документы в ближайший пункт по сбору мусора нельзя.
Компания Эковтор избавит от сотен килограмм ненужного архива за несколько минут. Новейшие промышленные шредеры превратит макулатуру в мельчайшие частицы с сохранением условий анонимности.
Компания выдает документы, подтверждающие факт уничтожения макулатуры, поэтому при проверке контролирующих органов не возникнет спорных ситуаций. Процесс уничтожения архива в Эковторе соответствует всем установленным законом требованиям с соблюдением условий конфиденциальности. Эковтор позволит сэкономить время и законно избавиться от устаревших документов.
