Как хранить и утилизировать документы

Как хранить и утилизировать документы

Все документы компании (т.е. акты, приказы и пр.) просто необходимы для ее деятельности. Однако, со временем архив становится переполненным и требуется место для новых бумаг. А просто выбрасывать их категорически запрещено законом. Можно только через некоторое время их уничтожать. Ниже об этом рассмотрено более подробно.

О хранении налоговых документов

По ст. №23 НК РФ юридические лица должны в течение 4-х лет хранить информацию бухгалтерского и налогового учета и прочих бумаг. Тех, что нужны для подсчетов и выплаты налогов. В т.ч. документации, которая отражает доходы и расходы, и факт налоговых выплат. Принято считать, что дата отсчета назначается со следующего дня.

Однако, здесь есть и исключения из правил, при которых декларации годового формата важно держать в сохранности минимум 10 лет. А помимо этого, если у компании правовая форма - акционерное общество, существует перечень документов, которые важно хранить постоянно. К ним относятся:

  • Устав компании.
  • Решение о выпуске акций (и других ценных бумаг).
  • Документация о факте создания.
  • Протоколы о заседаниях совета директоров и собраний акционеров.

О сроках хранения документов из бухгалтерии

Согласно ст. №402 Федерального закона первичная документация по учету и финансовые отчеты должны храниться в течение установленных сроков и в соответствии с правилами архивирования. Но не менее 5 лет с отчетного года.

А бумаги, которые связаны с регламентом и базой данных бухгалтерского учета следует держать в сохранности немного дольше. Т.е. тоже 5 лет, но с момента следующего за отчетным годом.  

Сроки хранения документов кадрового назначения

Перечень документации сформирован приказом Министерства культуры. Это достаточно емкий список и с ним важно сверяться в каждой ситуации индивидуально.

Личные дела работников, договора о трудоустройстве (и выплатах) важно держать в сохранности не меньше 75 лет.

Однако, под это правило попадают не все кадровые документы. Информацию об отпусках можно уничтожать уже через 12 месяцев. А заключения о технике безопасности, приказы о командировках и дополнительных поощрениях следует хранить всего 5 лет.

Какая ответственность положена за ненадлежащее хранение документации

Это взыскание административного характера, т.е. штраф. Сумма может быть незначительной (в пределах 2000-3000 рублей). Но если компания вовремя не предоставляет отчетность, штраф увеличивается до 30 000 рублей.

Правила по уничтожению документации

Даже, когда срок хранения документов приходит - их нельзя так просто и сразу ликвидировать. В начале руководству важно выпустить акт. В нем следует прописать документы, которые подлежат уничтожению. Помимо этого, ликвидация должна проводиться в соответствии с правилами. Т.е. перед уничтожением в базу данных должна об этом быть внесена пометка.

Для проведения процесса важно обратиться в специализированную на этом деле компанию. Необходимо, чтобы о факте уничтожения таковая выдавала полный комплект подтверждающих документов. Они нужны на случай проверок. Также важно побеспокоиться и о конфиденциальности. Это полезно для сохранения информации от конкурентов. Поэтому выбирать такую компанию - дело ответственное.

Сейчас в “Эковтор” уничтожение устаревшей документации проводится при помощи новейших промышленных шредеров. Их работа способствует сохранению анонимности и осуществляется достаточно быстро. Т.е. сотни килограмм бумаг аппаратура уничтожает всего за 2-5 минут. А помимо этого сотрудники “Эковтор” готовы ответить на любые вопросы и подсказать важную информацию.

Также вас может заинтересовать:

Медь
Где принимают отходы стрейч-пленки?