Уничтожение архива бухгалтерских документов без нарушений: нюансы и советы

Несмотря на то, что многие предприятия оптимизируют документооборот, переводя его в электронный вид, многие бухгалтерские документы хранятся в бумажном виде. В соответствии с законодательством РФ, она должна храниться в архиве соответствующим образом определенный срок, и утилизироваться должным образом. Правила, особенности уничтожения архива субъектов хозяйствования закреплены в нормах действующего законодательства. 

Особенности хранения архива

Перечень документов, которые обязательно должны храниться на предприятии, регламентирован действующим законодательством. Субъект хозяйствования может самостоятельно устанавливать на основании внутренних нормативно-правовых актов, какая дополнительная документация должна храниться, порядок, сроки ее хранения. За нарушение порядка хранения предусмотрены санкции – к ответственному сотруднику могут применяются меры дисциплинарного воздействия. Руководитель компании несет административную или другую ответственность. 

Юридические лица, ИП утверждают перечень бланков, которые используются в бухгалтерском учете, порядок их заполнения, срок хранения, лиц, ответственных за заполнение и хранение.  

Уничтожение бухгалтерских документов

Сотрудники бухгалтерии определяют, какие документы подлежат обязательному хранению в соответствии с законодательством РФ, какие в соответствии с внутренними нормативными актами предприятия, и как долго они должны храниться. Экспертиза проводится комиссией, которая специально создается для оценки документации, определения причин, возможности и порядка их уничтожения. 

В комиссию входят специалисты из разных структурных подразделений. Утверждает ее руководитель субъекта хозяйствования. Члены комиссии должны иметь соответствующую компетенцию для оценки целесообразности хранения, возможности уничтожения документов. Комиссия проводит проверку документации, которая находится в архиве, для выявления документов, срок хранения которых уже истек и которые могут быть уничтожены. 

Как уничтожаются бухгалтерские документы при ликвидации предприятия

Если планируется ликвидация субъекта хозяйствования, его бухгалтерская документация должна уничтожаться в определенном порядке. Для этого формируется экспертная комиссия. Основной ее задачей является проверка документации, ее упорядочивание. Комиссия работает с архивом. Она определяет документы, срок хранения которых уже вышел, которые могут быть уничтожены и те, которые должны быть переданы на хранения в государственный архив, так как срок их хранения еще не вышел.

Это касается только тех субъектов хозяйствования, которые комплектуют государственные или муниципальные архивы. Если субъект хозяйствования не относится к данной категории предприятий, ему для уничтожения документов не нужно согласование с архивными государственными органами.

После проведения описи в архиве определяются документы, которые могут утилизироваться, составляется опись активных разделов. После подписания руководителем предприятия они должны будут постоянно храниться. 

Уничтожение документации субъекта хозяйствования проводится в указанный срок инвентаризации.

Заключение

Нарушение правил уничтожения документов предприятия влечет привлечение к административной ответственности, на основании ст. 13.20 КОАП РФ. В соответствии с ней, к нарушителю могут применены меры воздействия в виде административного предупреждения или штрафа.

Также вас может заинтересовать:

Вид и вторая жизнь вторсырья
Уничтожение документов