Зачем утилизировать документы?

Зачем утилизировать документы?

Государственные организации и коммерческие фирмы располагают огромным количеством кадровой, бухгалтерской, юридической документации, которая подлежит уничтожению. Документы, которые не представляют собой никакой ценности, должны быть отправлены на переработку. Если грамотно утилизировать всю накопившуюся документацию, то можно освободить пространство, снизить риск появления вредителей либо возникновения пожара. Руководители и сотрудники компании смогут пребывать в комфортных для себя условиях.

Зачем нужна утилизация документов

За годы деятельности в частных компаниях и на государственных предприятиях накапливается бумажная документация, которая захламляет рабочее место. Офисным сотрудникам бывает сложно контролировать весь документооборот и избавляться от ненужных бумаг. Для этого им понадобится специальное оборудование, которое способно тщательно измельчать бумагу. К самым распространенным причинам утилизации документации относятся:

  • Обеспечение конфиденциальности информации и защита ее от утечки. Конкурирующие компании стремятся завладеть ценными бумагами, чтобы использовать их в корыстных интересах.
  • Истек срок хранения. Бухгалтерская и налоговая документация обычно хранится в течение 5-6 лет. Затем нужно от нее избавляться.
  • Поврежденность. Иногда на бумаге можно заметить различные дефекты: царапины, порезы, пятна от напитков. Документы, которые не подлежат восстановлению, нужно утилизировать.

Солидные организации, которые поддерживают "зеленые" технологии, стремятся утилизировать испорченные или ненужные документы. Они не только минимизируют скопление большого количества макулатуры, но и заботятся об окружающей среде. Также подлежат уничтожению черновики или копии документов, которые не нужны руководству либо сотрудникам организации.

Какая документация подлежит утилизации

На переработку можно отправить бухгалтерские отчетности, документацию, которая поступает с отдела кадров. Также разрешается уничтожать секретные документы, хранящиеся в архивах. Они могут принадлежать спецслужбам, банкам, финансовым организациям, юридическим агентствам, гражданским либо военным ведомствам. Документы, подтверждающие объем убытка, нельзя уничтожать в течение установленного срока. Также запрещено утилизировать управленческую документацию, нормативные и законодательные акты.

Как проводится утилизация документов

Перед тем, как утилизировать документы, их оценивают на ценность. После этого нужно заключить договор, в котором будут указаны сроки отгрузки бумаг, подлежащих уничтожению. Существует несколько способов утилизации документов:

  • Кипование. Простой способ утилизации документации. Уничтожение бумаги осуществляется при помощи мощных прессов.
  • Варка. В этом случае документы помещают в бумагоделательную машину, которая изготавливает из нее вторичное сырье.
  • Шредирование. Благодаря промышленным шредерам можно измельчить бумагу. Такое оборудование используется для уничтожения частных или конфиденциальных документов.

Важно выбрать надежную компанию, которая длительное время занимается переработкой вторсырья. Она должна иметь лицензию от контролирующего органа, чтобы заниматься сортировкой и утилизацией документов на законных основаниях. Для переработки бумаги нужно использовать работоспособное оборудование от проверенных производителей.

Правильная утилизация разных по типу документов позволит многим коммерческим компаниям и государственным предприятиям освободить дополнительные места в архиве и не допустить передачу персональных данных третьим лицам.


Также вас может заинтересовать:

Макулатура: деньги под ногами
Утилизация конфиденциальных документов